Time2Race srl

1. Introduction

Chez TIME2RACE, nous sommes attachés au respect de la vie privée et accordons une grande importance à la protection de vos données à caractère personnel que nous sommes amenés à traiter dans le cadre de votre inscription à notre plateforme web, de l’utilisation que vous en ferez ainsi qu’à l’occasion de nos échanges avec vous. TIME2RACE (ci-après « TIME2RACE » ou « nous ») est une société à responsabilité limitée immatriculée à la BCE sous le numéro d’entreprise 0766.279.511 et dont le siège social est établi Avenue Werner-Marchand 19 à 1450 Chastre.

Nous nous engageons à traiter vos données à caractère personnel de manière licite, loyale et transparente conformément aux dispositions applicables en la matière, dont le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après, le « RGPD ») et la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel.

Par le biais de la présente déclaration de confidentialité, nous souhaitons vous informer de manière claire et complète sur la façon dont vos données à caractère personnel sont ou seront traitées.

Aux fins de la présente déclaration de confidentialité, il faut entendre par :

  • « Données à caractère personnel » : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée « personne concernée »); est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale ;
  • « Traitement » : toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction ; 
  • « Responsable du traitement » : la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement (…) ;
  • « Sous-traitant » : la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement ;
  • « Tiers » : une personne physique ou morale, une autorité publique, un service ou un organisme autre que la personne concernée, le responsable du traitement, le sous-traitant et les personnes qui, placées sous l’autorité directe du responsable du traitement ou du sous-traitant, sont autorisées à traiter les données à caractère personnel ;
  • « Destinataire » : la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de données à caractère personnel, qu’il s’agisse ou non d’un tiers (…) ;
  • « Consentement » de la personne concernée : toute manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle la personne concernée accepte, par une déclaration ou par un acte positif clair, que des données à caractère personnel la concernant fassent l’objet d’un traitement.

2. Qui est le responsable du traitement de vos données à caractère personnel ?

Nous sommes le responsable du traitement de vos données à caractère personnel en ce qui concerne votre inscription à notre plateforme TIME2RACE et son utilisation ainsi qu’en ce qui concerne la fourniture de votre dossard et la création d’une course par vos soins sur notre plateforme TIME2RACE. Dans ce dernier cas, vous agissez alors comme organisateur de course.

Lorsque vous vous inscrivez et prenez part, en tant que coureur, à une course dont le chronométrage est assuré par TIME2RACE, nous agissons comme sous-traitant de l’organisateur de cette course qui est lui-même responsable du traitement des données à caractère personnel auquel il est procédé dans le cadre de l’organisation de cette course. Notre rôle se limite alors à mettre nos services à disposition de l’organisateur à qui il revient de vous informer, conformément au RGPD, du traitement qu’il fait de vos données à caractère personnel.

3. Quelles catégories de données à caractère personnel sommes-nous amenés à traiter ?

Dans le cadre de votre inscription à notre plateforme et de son utilisation en tant qu’utilisateur ainsi qu’à la fourniture de votre dossard, TIME2RACE est amenée à traiter les catégories de données à caractère personnel suivantes vous concernant :

  • Données d’identification personnelles : nom, prénom, numéro de téléphone (GSM), adresse e-mail, adresse, nom d’utilisateur ;
  • Détails personnel : date de naissance, genre ;
  • Données d’identification financières et transactions financières : numéro de carte de crédit ou de débit, achat de dossard ;
  • Informations liées à votre utilisation de la plateforme : date d’inscription à la plateforme, amis, « bookmarked events », « registered events », personnes que vous suivez, personnes qui vous suivent, photo de profil, photo de couverture, messagerie ;
  • Informations liées aux dossards : numéro de dossard, tag RFID ;
  • Description physique : taille de t-shirt ;
  • Données sportives : inscriptions et chronométrages de courses ;
  • Toutes les informations complémentaires que vous nous communiquez librement : numéro d’urgence…

Lorsque vous créez une course sur notre plateforme TIME2RACE, vous agissez comme organisateur de course et nous sommes amenés à traiter les catégories de données à caractère personnel suivantes vous concernant :

  • Données d’identification personnelles (utilisateur) : nom, prénom, numéro de téléphone (GSM), adresse e-mail, adresse, nom d’utilisateur ;
  • Données d’identification personnelles liées à l’organisateur et renseignées par l’utilisateur qui crée la course : nom de l’organisateur, numéro de téléphone de l’organisateur, e-mail de l’organisateur ;
  • Données d’identification financières, liées à l’organisateur et renseignées par l’utilisateur qui crée la course, et transactions financières : numéro de compte bancaire (numéro IBAN), versements ;
  • Informations liées à l’utilisation de la plateforme pour créer la course : date de création de la course, options choisies ;
  • Toutes les informations complémentaires communiquées librement à l’initiative de l’utilisateur qui crée la course en ce compris ce qui concerne les réseaux sociaux.

Ces données à caractère personnel sont traitées conformément à la présente déclaration et conformément aux dispositions du RGPD. Les données à caractère personnel qui doivent obligatoirement être fournies pour l’accomplissement des finalités énoncées dans la présente déclaration de confidentialité sont identifiées dans la plateforme par une étoile, les autres données ne sont pas obligatoires (principe de minimisation des données).

Dès lors, la fourniture et l’exactitude des données à caractère personnel identifiées comme obligatoires s’avèrent nécessaires à votre inscription à notre plateforme, à son utilisation en tant qu’utilisateur, à la fourniture de votre dossard et à la création d’une course. La non-fourniture et/ou l’inexactitude des données à caractère personnel pourrai(en)t, avoir comme conséquences l’impossibilité pour TIME2RACE de nouer et d’exécuter correctement le contrat avec vous.

4. Quelles sont les sources d’où proviennent vos données à caractère personnel ?

En règle générale, les données à caractère personnel qui vous concernent sont directement collectées auprès de vous.

Toutefois, certaines données à caractère personnel relatives à une personne concernée tiers peuvent être renseignées par un utilisateur : numéro d’urgence, ensemble des données concernant l’organisateur d’une course dès lors que ces données sont liées à une personne physique (personne concernée).

5. A quelles fins traitons-nous les données à caractère personnel et sur quelle base juridique ?

Dans le cadre des activités de traitement en lien avec votre inscription à notre plateforme et son utilisation en tant qu’utilisateur ainsi qu’à la fourniture de votre dossard, TIME2RACE est amenée à traiter les catégories de données à caractère personnel vous concernant pour atteindre les finalités déterminées et légitimes suivantes :

  • Créer un profil utilisateur ;
  • Gérer le profil utilisateur : mot de passe, mise à jour des données, suppression du profil utilisateur, mot de passe ;
  • Gérer les préférences : qui peut voir le profil (public/privé, annuaire, statut en ligne), notifications, web, notifications, messagerie personnelle ;
  • Communiquer avec vous par email à propos de votre inscription, de vos achats ou à votre demande ;
  • Fournir un dossard à l’utilisateur (en ce compris le paiement et la livraison) et lui attribuer un numéro de dossard ;
  • Permettre à un utilisateur de pouvoir, à partir de son profil, s’inscrire à une course qui a été créée par un organisateur (responsable du traitement) sur la plateforme ;
  • Permettre à un utilisateur de créer une course sur la plateforme. Une fois la course créée, l’organisateur de la course agit comme responsable du traitement à l’égard de toutes les données à caractère personnel qui lui revient de traiter dans le cadre de l’organisation de la course au sens le plus large du terme ;
  • Gérer les réclamations, le contentieux et les demandes d’exercice de droits.

La base de licéité sur laquelle se fonde ces activités de traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci (article 6, 1, b) du RGPD).

Dans le cadre des activités de traitement en lien avec la création par vos soins d’une course sur notre plateforme, TIME2RACE est amenée à traiter les catégories de données à caractère personnel vous concernant pour atteindre les finalités déterminées et légitimes suivantes :

  • Permettre à un utilisateur de créer une course sur la plateforme ;
  • Gérer les modalités pratiques liées à l’organisation d’une course ;
  • Gérer les réclamations et le contentieux.

La base de licéité sur laquelle se fonde ces activités de traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci (article 6, 1, b) du RGPD).

Une fois la course créée, l’organisateur de la course agit comme responsable du traitement à l’égard de toutes les données à caractère personnel qu’il traitera dans le cadre de l’organisation de la course au sens le plus large du terme.

Dans le cadre du traitement de votre adresse e-mail afin de vous envoyer la newsletter de TIME2RACE, votre consentement vous sera demandé. Vous restez libre de retirez celui-ci à tout moment par simple désinscription à la newsletter.

6. Combien de temps vos données sont-elles conservées ?

Les données à caractère personnel sont conservées par TIME2RACE aussi longtemps qu’elles ne sont pas supprimées de la plateforme par l’utilisateur.

7. Qui sont les destinataires des données collectées ?

Les données à caractère personnel vous concernant et qui sont traitées par TIME2RACE ne sont accessibles qu’aux membres du personnel de TIME2RACE ayant besoin d’en connaître l’existence dans le cadre de leur activité professionnelle, aux fournisseurs et aux prestataires de services amenés à traiter les données pour le compte de TIME2RACE dans le cadre de prestations bien déterminées (les prestataires de services informatiques, les prestataires de services opérationnels, les prestataires de services financiers pour les paiements, etc.) ainsi qu’aux personnes concernées elles-mêmes en ce qui concerne leurs données à caractère personnel propres.

Lorsque vous vous inscrivez et prenez part, en tant que coureur, à une course dont le chronométrage est assuré par TIME2RACE, nous pourrons transmettre certaines données vous concernant à l’organisateur de la course. En tant que responsable du traitement, il revient à l’organisateur de vous informer des finalités poursuivies et de la source des données à caractère personnel qu’il traite.

En principe, aucune donnée à caractère personnel n’est transmise à des tiers ne faisant pas partie des destinataires précités ou ne relevant pas du cadre juridique indiqué, sans préjudice de leur éventuelle transmission aux organes chargés d’une mission de contrôle ou d’inspection en application du droit belge, tels qu’un juge d’instruction.

8. Vos données sont-elles transmises à l’étranger ?

TIME2RACE veille autant que possible à ne pas transférer de données à caractère personnel vous concernant en dehors de l’Espace Economique Européen.

Néanmoins, si nous étions amenés à transférer vos données à caractère personnel et/ou octroyer l’accès à celles-ci à un sous-traitant, prestataire ou tiers situé dans un Etat non-membre de l’Espace Economique Européen, nous le ferions uniquement à conditions que :

  • il se situe dans un Etat qui assure un niveau de protection adéquat en vertu d’une décision d’adéquation prise par la Commission européenne ;
  • des garanties appropriées ont été mises en œuvre conformément au RGPD, comme par exemple:
  • la signature des clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne pour le transfert des données à caractère personnel vers les sous-traitants établis dans les pays tiers (2010/87/UE) ;
  • le recours à des règles d’entreprises contraignantes approuvées ou ;
  • l’application d’un code de conduite approuvé.

De même, TIME2RACE porte une attention particulière aux pays d’origines des éventuels sous-traitants ultérieurs de ses propres sous-traitants et ce, afin de garantir du mieux qu’elle peut la protection de vos données.

9. Quels sont vos droits ?

Conformément aux dispositions de la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel et du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 sur la Protection des Données (RGPD), vous disposez en tant que participant, personne concernée par le traitement, d’un droit d’accès, de rectification, d’oubli, de limitation, de portabilité et de suppression de vos données à caractère personnel qui seraient inexactes, incomplètes ou non pertinentes. Vous pouvez également retirer votre consentement à l’utilisation de votre adresse e-mail pour l’envoi de notre newsletter comme spécifié ci-dessus.


10. Comment faire valoir vos droits ?

Toute demande à cet égard peut nous être adressée par écrit, accompagné d’un justificatif de votre identité (copie de la carte d’identité recto-verso dont les informations non nécessaires peuvent être noircies) à l’adresse suivante :

TIME2RACE srl

Avenue Werner Marchand 19

1450 Chastre

admin@time2race.be 

Vous pouvez également prendre contact avec nous par l’intermédiaire de la plateforme TIME2RACE

11. A qui adresser vos questions/plaintes ?

TIME2RACE mettra tout en œuvre pour assurer un suivi dans les meilleurs délais. Au cas où la réponse de TIME2RACE ne donnerait pas entière satisfaction, toute personne concernée a le droit de d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle. Pour la Belgique, l’autorité de contrôle est l’Autorité de Protection des Données (APD) contact@apd-gba.be – Rue de la Presse 35 à 1000 Bruxelles.

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Version du 30/04/2021